休暇中にクライアントと効果的にコミュニケーションをとるにはどうすればよいですか?

この点は、友人が会計士との経験について話していたときに、私に気づかされました。 HMRC から間違いだらけですでに支払った支払いを要求する懸念すべき手紙を受け取った後、彼女は切望していた安心感を求めて会計士の助けを求めました。会計事務所と月々 125 ポンドと付加価値税を支払うという取り決めを結んでいたにもかかわらず、30 月中旬に彼女が送った支援要請には、チームが学校休暇中であり、数日以内に対応するとの自動返信が返ってきた。その間、彼女の定期請求書は確実に届きました。彼女は「これについて調査中です」という簡単な最新情報を受け取り、その後沈黙するまでに XNUMX 営業日が経過しました。 XNUMX週間後、それ以上の情報はなかったが、彼女は再び連絡を取ったが、XNUMX月XNUMX日にオフィスを再開するという別の自動メッセージを受け取っただけで、解決策がないまま計XNUMX週間待たされた。その結果、私の友人は現在新しい会計士を探しています。

休暇中のビジネスコミュニケーションのヒント

1 事前に警告する

かなり前から休暇の計画を立てていた場合、または最近休暇を決めたばかりの場合は、できるだけ早くチームに通知することが重要です。 2 週間の休暇の発表をギリギリまで待っていると、あなたの不在中にタスクを管理する必要がある同僚に不必要なストレスと負担がかかる可能性があります。適切な準備時間は、関係者全員にとって不可欠であり、特にビジネスの継続性を確保するために追加の作業を引き受けている人にとっては重要です。

特に組織内で重要な役割を果たしている場合は、少なくとも退職の 1 か月前には同僚に通知することをお勧めします。見落としを避けるために、休暇に先立つ数週間または数日間にチームに最新情報を伝えるリマインダーを設定すると、スムーズな移行を確保し、予期せぬ事態を防ぐことができます。

2 ジョブとタスクを委任する

あらゆる細部が注意深くカバーされていることを確認してください。発生する可能性のあるシナリオ、義務、または潜在的な問題に対して包括的な準備を整えてください。率先して同僚を選択し、特定の役割を引き受けるように指導し、あなたが任せているタスクに関する包括的なトレーニングに時間を投資してください。誰かがあなたの顧客とのやり取りに介入する場合は、各顧客の固有の要件と期待に関する必要な情報をすべて提供してください。あなたが主導するプロジェクトを別の人が一時的に管理する場合は、未解決の目標を網羅したチェックリストをその人に提供してください。

重要なファイルの場所、さまざまなプロジェクトの連絡先、緊急時の対処手順を詳しく説明した包括的なガイドを作成します。目標は、休暇中に緊急の問い合わせが殺到して平穏が乱されるのを避けることです。慎重なアプローチを採用することで、責任が信頼できる手に委ねられ、安心感が得られます。

3 事前に通信経路を準備する

休暇中に顧客とのコミュニケーションをやめられない場合は、必要な手紙や書類をどこでも受け取れるようにしてください。今では、 iPhoneからFAX：FAXアプリ、FAX 機の代わりに使用できます。スマートフォンから自由に受信・送信できるオンラインFAXです。 FAX アプリと iPhone があれば、ドキュメントを扱うために必要なものがすべて揃っています。この例と同様に、クライアントとの他の種類のコミュニケーションを考慮したコミュニケーション プランを検討する必要があります。

4 職場復帰計画を立てる

しばらく休暇をとってからオフィスに戻るのは、気が遠くなることがよくあります。未読のメール、ボイスメール、メモ、更新情報、課題、緊急の問い合わせが雪崩のように届くことになるでしょう。

よりスムーズにワークフローに戻るには、休憩後に何が待っているか戦略を立てることが賢明です。不在中の重要な出来事について知るために、数人のチームメンバーとの報告セッションを設定することを検討してください。受信トレイの整理に優先順位を付けて、最も重要なメールに最初に焦点を当てます。チームとの透明性のあるオープンなコミュニケーションを維持することは非常に重要であり、これにより、自分が離れていたプロジェクトや責任の展開や進捗状況を完全に理解できるようになります。

5 不在時のボイスメールを設定する

すべての基地がカバーされていることを確認し、考えられるすべてのシナリオ、任務、危機に備えて徹底的に備えてください。同僚と関わり、特定の職務を委任し、委任された任務に関する包括的なトレーニングを提供します。誰かがクライアントとのミーティングにあなたの代理人を務める場合は、クライアント固有の要件や好みについて詳細な説明を与えてください。あなたがいない間に別の同僚が特定のプロジェクトを担当する場合は、完了する必要のあるすべてのタスクを詳細に記載した完全な To-Do リストを彼らに提供してください。

重要なファイルの所在、さまざまなプロジェクトの連絡先、緊急時の対処手順を詳しく説明した包括的なガイドを作成します。目標は、ビーチサイドでのくつろぎを妨げる緊急メールの洪水を避けることです。出発前にプロジェクトが熟練の手に確実に委ねられていることを確認し、用心深いほうが賢明です。

まとめ

不在であることを事前にクライアントに通知することが賢明です。たとえば、私が休暇中であるとき、私の常連クライアントは、その期間中はコーチング セッションをスケジュールできないことをすでに知っています。受信したメッセージを確認し、不在の日付を指定する自動電子メール応答を設定しました。緊急のお問い合わせがある場合には、返信に連絡先番号が記載されています。この番号に送信されたメッセージは私にテキストメッセージで送信され、24 時間以内に返信することをお約束します。